Arvoisat killan jäsenet! Killan seuraavaksi rahastonhoitajaksi valittaessa tunnistin AS:n rahoitus-/oikeudellisista puitteista pari aluetta, jotka voitaisiin modernisoida. Näiden modernisointien ja uusien työskentelytapojen ylläpitäminen vaatii kuitenkin uusien, taloudesta ja juridisista toimista kiinnostuneiden vapaaehtoissukupolvien luomista killassa.
Siksi ehdotan, että tästä vuodesta lähtien AS:lla on taloustoimikunta. Rahastonhoitaja toimii tämän toimikunnan puheenjohtajana. Toimikunnalla on viisi päävastuualuetta:
- Automaatio: Tänä vuonna lupaukseni on automatisoida sisäiset toimintamme manuaalisesta kopioinnista ja liittämisestä API-automatisoituihin työnkulkuihin. Tämä sisältää esimerkiksi kululaskut.fi, Procountor ja Kide.app käyttöönoton. Nämä palvelut eivät kuitenkaan ole oletusarvoisesti integroidut toisiinsa. Taloustoimikunta tulee siis luomaan “ohjelmistoliiman” niiden välille.
- Dokumentaatio: Se, mikä kävi selväksi perehdytysprosessissani oli se, että killalla on suuri tarve dokumentoida parhaat käytännöt ja työnkulut kiltamme laki- ja taloustoiminnalle. Olisi tärkeää, että niistä ei tiedä vain rahastonhoitaja, vaan tarvittaessa myös muut AS:n vapaaehtoiset. Dokumentointi mahdollistaa sujuvamman siirtymisen vuodesta toiseen, mahdollisuuden yhtenäistää toimintaamme ja oppia muilta killoilta.
- Koulutus: Keräämällä tietoa AS:n laki- ja taloustoiminnasta taloustoimikunnan jäsenet saavat luonnollisesti kriittistä tietoa esimerkiksi oman yrityksen pyörittämisestä tai suuremmasta toiminnasta. Tämän tiedon välittämiseksi edelleen killalle tämä toimikunta voisi järjestää tapahtumia, kuten “Kuinka aloittaa oma yritys -ilta” tai “Sijoitusilta”. Nämä tapahtumat voivat olla vapaamuotoisia keskusteluja vertaisoppimisen kanssa tai sisältää kutsuvieraita.
- Myynnin hallinto: Kiltamerchin saamisen mukavan kehityksen myötä (myynti alkaa pian :D), killalla on nyt varastossa kunnon määrä tavaraa, jota myydä halvalla killan jäsenille. Jonkun on kuitenkin hallinnoitava tätä myyntiä ja varmistettava, että varasto on kunnossa. Tällä hetkellä tälle tehtävälle ei ole selkeää vastuuhenkilöä, joten taloustoimikunta huolehtisi tästä.
- Sijoitukset: Tällä hetkellä killalla on sijoitusvastaava (vapaaehtoinen asema), joka ei ole missään toimikunnassa. Taloustoimikunnan myötä tavoitteena on, että tämä rooli on toimikunnan alainen. Vaikka kiltakokoukset lopulta päättävät kuinka sijoituksiamme hallinnoidaan, tämä vapaaehtoisrooli ja toimikunta auttavat, hallitsevat ja analysoivat killan sijoituksia.
Tämän valiokunnan perustamisella pyritään parantamaan jatkuvuutta vuodesta toiseen ja helpottamaan roolin saavutettavuutta toimikunnan toimintaan osallistumalla. Koska tämä toimikunta käsittelee lakisääteisiä asiakirjoja Suomessa, asiakirjat on kirjoitettava useimmiten suomeksi tai ruotsiksi. AS:lle tämä tarkoittaa, että lakiasiakirjamme on kirjoitettu suomeksi. Englanninkielisten killan jäsenten lisääntyessä haluan kuitenkin varmistaa, että myös suomalainen byrokratia on jokaisen siitä kiinnostuneen kiltajäsenen ulottuvilla. Näin varmistan, että sekä suomen- että englanninkieliset jäsenet ovat yhtä hyvin mukana valiokunnassa.
Osallistumishakemus tähän toimikuntaan avautuu lähipäivinä. Jos olet yhtä innostunut laeista, yritystoiminnasta ja automatisoiduista ohjelmistojärjestelmistä, toivon, että haet. Kiltakokouksen aikana (8.3.2022) tämä toimikunnan ehdotus käsitellään ja toivottavasti se hyväksytään ;).
Parhain terveisin,
Lucas Käldström
AS:n rahastonhoitaja
Dear guild members! As part of the onboarding process to become the next treasurer, I identified a couple of areas within the finance/legal framework of AS that could be modernized. However, sustaining these modernizations and new patterns of working requires sustainable ways to build up new generations of volunteers inside of AS, interested in the inner workings of the finance and legal operations of our guild.
This is why I’m proposing that from this year on, AS will have a finance committee. The treasurer will serve as chairperson of this committee. The committee will have 5 main areas of responsibility:
- Automation: This year, my pledge is to automate our internal operations from manual copy-pasting to API automated workflows. This includes taking, for example, kululaskut.fi, Procountor, Kide.app into use. However, these services don’t integrate with each other, by default. Thus the finance committee would program the software glue between them.
- Documentation: What in addition became clear during my onboarding process, is that there is a great need for documenting best practices and workflows for our guild’s legal and finance operations. Such that, not only the treasurer knows about them, but also other AS volunteers, when needed. Documentation provides for a smoother handover from one year to another, a possibility to unify our operations, and learning from other guilds.
- Education: Through gathering knowledge about legal and finance operations for AS, members of this committee will naturally get critical knowledge on how to, for example, run your own company or operate in a larger business. To further pass on this knowledge to the rest of the guild, this committee could organize events, such as; “How to start your own company night”, or “Investments night”. These events can be free-form discussions with peer-learning, or feature invited guests.
- Sales Administration: With the nice development of getting merchandise to our guild (sales start soon :D), the guild now has a decent amount of things in storage that are sold cheaply to guild members. However, someone needs to administer these sales, and make sure that the storage is in order. Currently, there is no clear responsible entity for this task, and thus this committee would take care of this management.
- Investments: Currently, the guild has an investments responsible (volunteer position) that is not within any committee. With the advent of this committee, the goal is that this role is under the committee. While of course the guild meetings ultimately decide how our investments are managed, this volunteer role and committee help, manage and analyze the guild investments.
By creating this committee, the goal includes improving the continuity from year-to-year, and making the Treasurer role more accessible through participating in the committee.
As this committee will be processing legally required documents in Finland, the documents must be written most often in Finnish or Swedish. For AS, this means that our legal documents are written in Finnish. However, with an increasing number of English-speaking guild members, I want to ensure that even Finnish bureaucracy is accessible to every guild member who is interested in it. Thus, I will ensure that both Finnish- and English-speaking members are included in the committee equally well.
The application for participation in this committee will open in the coming days. If you are as excited about laws, corporate operations and automated software systems, I hope you apply. During the guild meeting (March 8, 2022), this committee proposal will be processed, and hopefully get accepted ;).
Best regards,
Lucas Käldström
Treasurer of AS