Viestintä
Killan viestinnän tehtävänä on tiedottaa killan tapahtumista ja muista asioista sekä jäsenistön että ulkopuolisen yleisön suuntaan. Päätarkoituksena on toimittaa oikea-aikaisesti selkeää, luotettavaa ja relevanttia informaatiota viestinnän kohdeyleisölle. Viestinnästä vastaa killan hallitukseen kuuluva viestintämestari.
Tiedotuksen sisältö koostuu killan tiedotteista ja tapahtumista, korkeakoulun tiedotteista ja työpaikoista sekä harkinnan mukaan myös muiden opiskelijajärjestöjen ja ylioppilaskunnan tiedotteista. Yritysyhteistyön kautta viestittävät rekrytointi-ilmoitukset ovat yrityssuhdetoimikunnan vastuulla.
Pääsääntöisinä viestintävälineinä käytetään sähköpostilistoja ja Telegramia. Painotus on sähköpostitse lähetettävässä viikkotiedotteessa, joka lähetetään jokaisen viikon päätteeksi. Killan Telegram-tiedotuskanavaa käytetään täydentävänä välineenä viikkotiedotteen ohella, esimerkiksi tapahtumista muistuttamiseen niiden lähestyessä tai ilmoittautumisajan lähestyessä päättymistä. Tärkeimmät ajankohtaiset tiedotteet lisätään myös killan WWW-sivuille. Tapahtumakalenteriin merkitään killan tapahtumat sekä mahdollisuuksien mukaan niiden ajankohdat ja tapahtumapaikat. Keskustelufoorumin tarkoituksena on toimia kiltalaisten tiedotus- ja keskustelukanavana tiettyjen virallisuuksien, kuten vaalien, aikana.
Mediatoimikunta
Mediatoimikunta vastaa killan mediasisällön tuottamisesta vaihtelevien tarpeiden mukaan. Toiminta kattaa muun muassa dokumentoinnin, graafisen suunnittelun ja sosiaalisen median päivittämisen. Toimikunta toimii tiiviissä yhteistyössä killan muiden toimijoiden, kuten huvi-, kulttuuri ja Stimulaatiotoimikunnan kanssa. Tarkoituksena on, että muiden toimikuntien tarvitsemaa mediatuotantoa voitaisiin delegoida mediatoimijoiden tuotettavaksi. Mediatoimikunnan toiminnasta vastaa viestintämestari.
Dokumentoinnin tärkeimpänä tehtävänä on ikuistaa kuvamateriaalia killan tapahtumista. Tavoitteena on, että mahdollisimman moni tapahtuma dokumentoidaan. Tämä käytännössä toteutetaan siten, että jokaiseen killan tapahtumaan pyritään hyvissä ajoin järjestämään vähintään yksi dokumentoija paikalle asianmukaisin välinein varustautuneena. Tallennettu materiaali pyritään julkaisemaan killan kuvagalleriassa mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen.
Graafinen suunnittelu vastaa viestinnän lisäksi erityisesti kulttuuri- ja tapahtumatuotannon tarpeisiin. Graafikot ovat resurssien puitteissa käytettävissä esimerkiksi tapahtumien mainostamiseen tarvittavan grafiikan tuotantoon. Lisäksi graafikot luovat killan yleisilmeeseen liittyen grafiikkaa sosiaaliseen mediaan, WWW-sivuille, julisteisiin, kiltatuotteisiin, haalarimerkkeihin ja muihin grafiikkatarpeisiin tarvittaessa.
Killan näkyvyys sosiaalisessa mediassa kattaa Facebookin ja Instagramin. Tavoitteena ei ole tällä hetkellä laajentaa muihin kanaviin. Sen sijaan näkyvyyttä jo käytössä olevissa kanavissa pyritään parantamaan entisestään. Facebookia käytetään erityisesti tapahtumien mainostamiseen ja niistä tiedottamiseen muun viestinnän ohella. Instagramiin lisätään kuvamuotoisia päivityksiä ja tarinoita killan tapahtumista ja muusta toiminnasta yleisöä kiinnostavalla tavalla. Graafinen ilme on erityisesti tässä suuressa roolissa.
Yleisiä viestinnän ja mediatoiminnan tavoitteita
Viime aikoina erityisesti kansainvälisten opiskelijoiden osuus killassamme on kasvanut merkittävästi, ja trendi on jatkossakin vahvasti kasvun suuntaan. Näin ollen tarve englanninkieliselle viestinnälle ja mediasisällölle on kasvanut. Tavoitteena on tuottaa jatkossa mahdollisimman paljon mediasisältöä myös englanninkielisenä. Erityisesti sosiaalisen median sisältöä tullaan jatkossa tuottamaan yhä enemmän englanniksi. Viestinnän osalta viikkotiedote lähetetään aina kaksikielisenä niin, että ainakin killan tiedotteet ja tapahtumat löytyvät viikkotiedotteesta kahdella kielellä. Muiden tiedotteiden osalta tähän pyritään, mutta täydellinen kaksikielisyys ei välttämättä näiden osalta ole aina mahdollista. Myös muu viestintä esimerkiksi Telegram-tiedotuksessa pyritään järjestämään kahdella kielellä.
Killan uudistuva brändi tuo tullessaan muutoksia ja haasteita viestintään ja yleisilmeeseen. Tämä tulee jatkossa vaikuttamaan merkittävästi viestinnän ja mediatoimikunnan toimintaan. Brändiuudistukseen liittyvä kartoitustyö tuo mukanaan arvokasta informaatiota myös viestinnän ja median kehittämisen kannalta. Tarkemmat vaikutukset ja mediatoiminnan mahdollinen rooli muutoksissa ilmenee vasta uudistuksen edetessä toimikauden aikana.
Toimikauden aikana tullaan myös uudistamaan killan viestintäkanavia. Nämä uudistukset liittyvät vahvasti killan IT-infraan, jota hallinnoi säätötoimikunta. Viestintä- ja mediatoimintaan liittyy vahvimmin WWW-sivuihin ja kuvagalleriaan kohdistuvat muutokset. Kuvagalleria vaihdetaan uudelle alustalle ja WWW-sivujen osalta kehitetään niiden yleisilmettä, toimivuutta ja informaatiosisältöä. Näihin liittyvissä asioissa toimitaan yhteistyössä säätötoimijoiden kanssa toimivimman ja laadukkaimman lopputuloksen aikaansaamiseksi.