Toimintasuunnitelma 2021

Yleistä
Vuoden 2021 vallitseva teema on COVID-19 pandemian muuttama toimintaympäristö ja sen aiheuttamat muutokset “tavalliseen” epidemiavapaaseen kiltavuoteen. 2021 on myös ensimmäinen vuosi, jossa yhdistys toimii vuoden ensimmäisestä päivästä alkaen pandemian vaikutuksen alla, jolloin suunnitelmissa heijastuu epävarmuus sekä rajallinen tieto tulevasta.

Kilta pyrkii kehittämään toimintaansa kohti aktiivisempaa palauttenantoa ja reagointia. Tavoitteena on luoda matalan kynnyksen järjestelmä, jossa voi antaa killan toiminnasta palautetta siten että se tulee käsitellyksi. Vuoden aikana pyrimme myös luomaan uusia tapoja palkita kiltalaisia killan hyväksi tehdystä työstä. Tavoitteena on luoda tapa jakaa matalamman kynnyksen kunnianosoituksia, joita voidaan antaa suuremmalle joukolle kiltalaisia ansiomerkkeihin verrattuna.

Hallinto
Varapuheenjohtaja hoitaa hallituksen sihteerin tehtäviä ja vastaa lain vaatimien pöytäkirjojen kirjoittamisesta hallituksen kokouksista. Rahastonhoitaja ylläpitää yhdistyksen jäsenrekisteriä. Jäsenrekisteriä uudistetaan vuoden aikana ottamalla käyttöön ulkoisen tahon tarjoamia palveluita. Viime vuonna aloitettua arkistoinnin sähköistämistä jatketaan vuoden aikana ja sähköisestä arkistoinnista pyritään kehittämään selkeää ja yhdistyksen jatkuvuutta helpottavaa. Toiminnantarkastusta pyritään helpottamaan pitämällä dialogia yllä hallituksen ja toiminnantarkastajien välillä vuoden alusta alkaen.

Talous
Rahastonhoitaja huolehtii killan talouden hoidosta huolellisesti. Kirjanpito tehdään juoksevasti, jotta tilinpäätös valmistuu pian vuodenvaihteen jälkeen. Vuonna 2020 aloitettu killan varojen uudelleensijoitus saadaan päätökseen.

Opintoasiat ja edunvalvonta
Opintotoimikunta ajaa AS:n opiskelijoiden asiaa opintoasioihin liittyen korkeakoulun ja yliopiston eri toimielimissä, sekä suoraan koulun henkilökunnan kanssa. Toimikunta kokoontuu tarpeen mukaan. Kokoukset ovat avoimia kaikille ja niistä pyritään tiedottamaan etukäteen. Kokouksiin voi myös toimikunnan ulkopuoliset tuoda käsiteltäviä asioita. Toimikunta pyrkii mahdollisimman avoimeen ja ajantasaiseen viestintään killan ja koulun välillä, sekä edesauttaa opiskelijoiden yhteydenpitoa koulun kanssa opintoihin liittyvissä asioissa.

Yrityssuhteet
Pyrimme tänä vuonna sekä ylläpitämään voimassa olevia yhteistyösuhteita, että muodostamaan uusia kontakteja uusien mahdollisten yhteistyöyritysten kanssa. Haluamme varmistaa jo voimassa olevien yhteistyösuhteiden jatkuvuuden tämän hetkisen poikkeustilanteen aikana ja sen jälkeenkin.

Poikkeustilanteesta johtuen rekrytapahtumien ja excursioiden järjestäminen etänä vaikeuttaa tilannetta, mutta pyrimme kehittämään tapahtumia, jotta ne olisivat mielekkäitä ja houkuttelevia sekä opiskelijoille, että yrityksille. Etänä järjestetyistä Yritysbrunssista ja UraTiKAS- tapahtumasta oppineena osaamme varautua mikäli tulevatkin tapahtumat tulee järjestää poikkeusoloissa.

Fuksitoiminta
AS:n fuksitoimikunta ASPU on olemassa fukseja varten. Toimintamme tarkoitus on tutustuttaa ja kiinnittää uudet fuksit Kilta-, Teekkari- ja Aalto-yhteisöön.

Kevään toimintaa varjostavat valtakunnalliset koronarajoitukset, mutta yhteistyössä eläköityneiden fuksikapteenin ja DSD:kapteenin kanssa järjestämme etätapahtumia ‘20-fukseille. Pyrkimyksemme on järjestää mahdollisimman paljon myös fyysisiä tapahtumia ennen kesää, mikäli koronatilanne hellittää ja kokoontumisrajoituksia puretaan. Kevään perinteisten fuksitapahtumien AStrobostek(etänä) ja Reboot konsepti tulee muuttumaan rajoitusen vallitessa.

Kevään aikana uusi toimikunta toteuttaa fuksioppaan yhteistyössä koulun kanssa sekä suunnittelee syksyn ‘21 haalarit.

Syksy suunnitellaan siltä pohjalta, että koronatilanne muistuttaa syksyn 2020 tilannetta, jolloin fyysisiä tapahtumia pystyi järjestämään rajoitetusti. VarASlähtö, orientaatio ja muut syksyn tapahtumat järjestetään fyysisenä, mikäli se suinkin on mahdollista. Syksyn kaikki tapahtumat ovat kaksikielisiä(suomi ja englanti), ja ne on tarkoitettu kaikille AIT- ja DSD-fukseille. Fukseja innostetaan ja kannustetaan lähtemään aktiivisesti mukaan killan toimareiksi, kaikkiin killan tapahtumiin sekä tutustumaan laajasti teekkarikulttuuriin myös oman killan ulkopuolella.

ISOt ovat fuksitoiminnan ytimessä ja heidän roolinsa kasvaa killassamme edelleen, kun isoryhmähengauksien järjestäminen muuttuu pakolliseksi ja siihen annetaan killan varoista budjettia. Sulava yhteistyö Fuksikapteenien ja ISOpomon sekä ISOjen välillä edesauttaa fuksitoiminnan tavoitteita.

Fuksitoimikunnan päätarkoitus on järjestää fukseille ikimuistoinen vuosi ja tarjota yhteisö, johon kiinnittyä opiskelujen ajaksi sekä sen jälkeen.

ISOtoiminta
Tämän vuoden tavoitteena on jatkaa ja kehittää AS:n hyvin toimivaa ISOtoimintaa. Ensimmäistä kertaa tullaan ottamaan käyttöön vastuuISOt myös DSDn puolelle, koska DSD-Captainin poistumisen myötä entistä parempi kommunikaatio ja organisointi on tarpeen. Tulen lisäämään myös AIT-ISOjen vastuuta lisäämällä viime vuonna ekaa kertaa toteutettuja pienryhmä tapaamisia. Tähän kuuluu myös toivottavasti ISOryhmäkohtainen budjetti, jonka avulla ISOt voimat järjestää omalle fuksiryhmilleen kivoja aktiviteetteja.

Kommunikaatio ISOpomon ja ISOjen välillä on tärkeää sujuvan ISOtoiminanna takaamiseksi. Tämä on toiminut hyvin erilaisten tg-ryhmien avulla hyvin. Aion myös kerätä anonyymiä palautetta omasta toiminnastani ja ISOjen jaksamisesta.

Uudistuksista huolimatta aion pitää mukana hyvin toimineita perinteitä ja pitää ISOna toiminnan mahdollisimman hauskana myös ISOille!

KV-toiminta
KV-toiminnan tavoitteena on varmistaa kaikille killan vaihto-opiskelijoille ja uusille maisteriopiskelijoille sujuva saapuminen Suomeen ja Aaltoon, antaa heille puitteet tutustua toisiinsa ja muihin kiltalaisiin, tutustuttaa heitä teekkarikulttuuriin. Tavoitteena on myös panostaa killan tapahtumien tiedotuksen kattavuuteen killan englanninkielisillä Telegram-kanavilla.
Vuoden aikana huolehditaan KV- ja maisteritutorien jaksamisesta ja riittävästä määrästä. Velvoitetaan kunkin tutorryhmän tutoreita järjestämään ryhmilleen pieniä tapaamisia esimerkiksi haalariompelun, elokuvaillan tai lounastamisen muodossa.
Kevään aikana pyritään järjestämään tapahtumia (kampuskierroksia, saunoja, hengailuja, mahdollisesti englanninkielisiä sitsejä) yhteistyössä SISC(O):n kanssa koronarajoitusten ja -suositusten puitteissa.
Syksyllä toteutetaan orientaatioviikon ohjelmaa muun ASPU:n kanssa. Selvitetään mahdollisuutta saada alan firmoja esittäytymään orientaatioviikolla, erityisesti maisteriphukseja ajatellen. Jatketaan yhteistyötä SIK:n kanssa järjestämällä yhteisiä englanninkielisiä ELEC-saunoja ja -sitsejä. Pyritään myös toteuttamaan viime vuonna suunnitelman tasolle jääneet AS in English -sitsit yhteistyössä ASPU:n ja IE:n kanssa.

Mediatoiminta
Killan viestintäkanavia uudistetaan tulevan vuoden aikana. Viikkotiedotteen sekä nettisivujen ilmeen ylläpito nousevien visuaalisten standardien kanssa on tärkeää ja ulkonäköä tullaankin uudistamaan. Kaikki killan uusi sisältö pyritään tuottamaan kaksikielisenä ja vanhaa sisältöä päivitetään myös englanniksi.

Konkreettisiin uudistuksiin kuuluvat abimarkkinointi- ja opintotoimikuntien kanssa tehtävä abeille osio nettisivuille sekä killan viestintäkaluston hankintamahdollisuuksien kartoittaminen.

Yhteistyö muiden toimikuntien kanssa pyritään pitämään avoimena, sillä viestintä pohjautuu muiden toimikuntien toimintaan. Suunnittelukalenterin ajantasaisuudella varmistutaan, että koko toimikunta on perillä tulevista tapahtumista ja sisäinen delegointi helpottuu ja saamme laadukasta materiaalia jokaisesta killan tapahtumasta sekä sosiaalisiin medioihin että myös galleriaan.

Killan viestinnän ulkonäkö sekä sisältö tulee seurata myös brändiuudistukseen liittyviä haasteita. Uudistukseen liittyvä työ tuo kuitenkin arvokasta dataa myös median ja viestinnän kehittämiseen. Tarkemmat vaikutukset selkeytyvät toimikauden aikana.

Koronan asettamat vaikeudet tulee huomioida viestinnässä sen ollessa ulkopuolisen toimijan katsaus killan toimintaan, mutta myös jäsenistöstä koostuvan yhteisön ylläpitävä tekijä. Viestinnän täytyykin pysyä hankaluuksista huolimatta aktiivisena, muun muassa kampanjoiden ja aktiivisen etätapahtumistakin visuaalisen materiaalin tuottamisen muodossa. Tavoitteena on olla luomatta mediakohua omalla toiminnallamme.

Kokonaisuudessaan, viestintätoimikunta tulee huolehtimaan killan visuaalisesta ilmeestä tarkasti tänä vuonna kehittäen sitä. Pyrimme olemaan resurssiemme mukaan niin aktiivisia kuin mahdollista ja tuottamaan sosiaaliseen mediaan tavoitteellista hyvän mielen sisältöä.

Huvitoiminta
Huvitoimikunta (isäntä ja emäntä + minIEns) järjestää killalle tapahtumia yhdessä ASPU:n ja kulttuuritoimikunnan kanssa. Tapahtumissa otetaan tänä vuonna huomioon erityisesti ruoan laadun lisääminen sekä huolehditaan siitä, että tapahtumissa on kaikilla hyvä olla, niin minIEnseillä kuin osallistujilla. MinIEnsejä pyritään virkistämään ja ryhmäyttämään erilaisilla virkistyksillä. Huvitoimikunta tulee tukemaan kestävää kehitystä tekemällä kasvisruokaa omissa tapahtumissan, sekä pyrkimällä vähentämään syntyneen roskan määrää.

Keväällä IE:n järjestämiä tapahtumia on niukasti korren takia. Ennen kesää pyrimme järjestämään etä-/pienryhmäsitsit. Kesällä pyritään järjestämään järjestämään rajoitusten salliessa sitsit sekä killan kesäpäivät yhdessä kulttuuritoiminnan kanssa.

Syksyllä pyritään järjestetään killan fuksisitsit, poikkitieteelliset sitsit, speed dating sitsit ja ainakin yhdet teemasitsit, toivottavasti jonkun killan kanssa, jonka kanssa ei keväällä jo järjestetty.

Kulttuuritoiminta
Kulttuuritoimikunta pyrkii järjestämään kiltalaisille kiltalaisten näköistä tekemistä. Kevään aikana on suunnitelmissa etätapahtumia kuten etärAStikiertely, peli-iltoja ja muita muita teemailtoja. Laulukilpailu startataan 4.3. videon muodossa. Kun rajoitukset sallivat, pyritään järjestämään tapahtumia ulkona ja hajautettuna pienemmissä tiloissa. Kesällä pyritään järjestämään afterworkkejä, ulkopelailuja ja killan kesäpäivät yhdessä IE:n kanssa. Syksyllä päästään toivottavasti järjestämään livetapahtumia, ja näitä on tarkoitus järjestää juuri hajautettuna ja ulkona, tai tilanteen salliessa suunnitelmissa on myös isompia tapahtumia. Suunnitelmissa olisi tällöin järjestää esimerkiksi viime syksynä järjestämättä jääneet Automaatioteekkaripäivät.

Killan ulkosuhteet pyritään pitämään vähintäänkin yhtä lämpiminä kuin tähänkin asti. Läheistä yhteistyötä odotetaan erityisesti TYT:n kanssa, jonka kanssa onkin jo suunnitelmissa tapahtumia, kuten pesiksen/kyykän pelaamista ja saunailtaa. Näiden odotetaan olevan mahdollisia syksyn aikana, mikäli koronarajoitukset sen sallivat. Lisäksi TYT:n kanssa olisi tarkoitus tehdä yhteistyötä orientaatioviikolla. Läheistä yhteistyötä odotetaan myös muiden Otaniemen kiltojen kanssa. Yhteydet AUTEK:iin Tampereella ja Linkki-RY:hyn Jyväskylässä pyritään myös säilyttämään lämpiminä. Yhteistyömme perustuu lähinnä kotimaan pitkiin, ja toivotaan näiden olevan jollain tavalla mahdollisia tänäkin vuonna. Vähintäänkin pidetään yhteydet yllä seuraavia vuosia ajatellen.

Liikuntatoiminta
Liikuntatoimikunnan resursseista menee suuri osa vuosittaisten kilpasarjojen järjestämiseen. Erityisesti liikuntatoimikunnan kautta on pyritty lisäämään killan tapahtumiin kiltalaisten toiveita. Rajoitusten heikentyessä on tarkoitus järjestää muutama lajikokeilu. Todennäköisesti kyseiset lajikokeilut tulevat olemaan boulderointi, RUSH (trampoliinipuisto vierailu), sekä jokin muu myöhemmin päätettävä laji. Tämän lisäksi etäurheilumahdollisuuksia pyritään kehittämään killan jäsenille.

Stimulaatio
Yleistä
Stimulaatiotoimikunnan päätavoite on järjestää kiltalaisille ja muulle juhlakansalle ikimuistoinen Stimulaatiokokemus. Vuoden päätapahtumiin kuuluu puolivuotissillis Eskalaatio, pääjuhla kokkareista jatkoihin sekä tietysti seuraavan päivän Stillis. Lisäksi on tarkoitus satsata juhlan ja samalla koko killan markkinointiin ja profiilin kohotukseen traileri/aftermovie henkisen videomateriaalin muodossa.

Stimulaatiotoimikunnan tehtävät on jaettu karkeasti seuraavaan neljään osa-alueeseen:

Tekninen toteutus ja raha
Tämän kokonaisuuden alle kuuluu kaikki se konkreettinen mitä juhlan järjestämiseen tarvitaan. Juhlatilat, tarjoilut, koristelut, kuljetukset yms. Käytännössä siis kaikki mihin palaa eniten rahaa, joten myös budjetin suunnittelu ja sen toteutumisesta huolehtiminen on luonnollinen osa tätä vastuualuetta. Tavoitteena on toteuttaa niin laadukas ja arwokkaan tuntuinen juhla kuin mahdollista, mutta samalla tietysti mahdollisimman kustannustehokkaasti. Jonkin verran kilpailutusta juhlatilojen välillä on jo tehty ja vastaisuudessakin pyritään näkemään hieman vaivaa sen eteen että löydetään hinta-laatusuhteeltaan paras mahdollinen ratkaisu.

Yrityssuhteet ja sponsorit
Pyrimme pitämään yllä erittäin tiivistä yhteistyötä yrityssuhdetoimikunnan kanssa. Onneksi ainakin kaksi toimaria puuhailee myös yrityssuhdetoimikunnassa joten he tulevat tomimaan luontevana linkkinä toimikuntien välillä. Tämä yhteistyö hyödyttää molempia osapuolia sillä voimme tarjota paljon näkyvyyttä yritysyhteistyökumppaneillemme nimenomaan vuosijuhlan kautta, mutta samalla varmistaa, että sovittu osuus sponsorirahoista päätyy stimutoimikunnan käyttöön. Myös mahdollisuuksia tuotesponsoreihin kartoitetaan, esim. Hartwallin kiinnostusta yhteistyöhön on jo kyselty.
Lisäksi etenkin videomateriaalin tuotantoon ja mahdollisesti myös muihin hulluihin ideoihin tullaan hakemaan avustuksia myös TTER:n taholta.

Ohjelma
Hyvä vuosijuhla vaatii myös mieleenpainuvan, mutta perinteitä kunnioittavan ohjelman. Ohjelmatiimi suunnittelee ainakin pääjuhlan ohjelman perinteisine juhlapuheineen lauluineen ja arvomerkkien jakoineen, mutta näiden lisäksi olemme myös avoimia kaikille uusille hauskoille ideoille mitä toimikunnasta saattaa nousta. Ohjelman suunnittelussa on kuitenkin huomioitava huolellinen aikataulutus, niin että juhla etenee jouhevasti ja kaikki tarvittava on paikalla ajallaan.

Viestintä ja media
Viestinnän tärkein tehtävä vuosijuhlan yhteydessä on varmistaa, että informaatio tavoittaa kaikki kiltalaiset ja muut juhlavieraat sekä tietenkin nostattaa yleistä hypeä stimulaation ympärillä.

Myös juhlan visuaalinen ilme grafiikat ja tarvittava jälkituotanto kuuluu viestinnän vastuualueisiin. Pyrimme panostamaan Stimulaation ja Eskalaation (mikäli sellaista pystytään järjestämään) markkinointiin sekä sen taktikoituun ajoitukseen. Tavoitteena on tuottaa vuosijuhlasta laadukasta materiaalia myös jälkikäteen valokuvien, Aftermovien ja erilaisten somepostausten muodossa. Tätä materiaalia voisi sitten hyödyntää myöhemminkin killan viestinnässä tai vaikka seuraavan vuosijuhlan markkinoinnissa.

Abimarkkinointi
AS:n Abimarkkinointitoimikunta on uusi opintotoimikunnan alainen toimikunta, jonka tavoitteena on kehittää killan abimarkkinointia ja siihen käytettävää materiaalia ja sisältöä. Toimikunta kokoontuu aina tarvittaessa, joko yleisesti tai liittyen työstettävään aiheeseen.
Vuoden aikana perustetaan killan markkinointitoiminnalle selkeä pohja,
minkä perusteella toimintaa on helppoa jatkaa tulevaisuudessa. Tunnistetaan ongelmia nykytilanteessa ja parannetaan/ tehdään suunnitelmia näiden kehittämiseen. Isoimpana painona ovat killan nettisivut, sekä markkinointimateriaalin/käytäntöjen päivitys.

Lukkarointi
Lukkareiden tehtävä on toimia laulukulttuurin ylläpitäjinä killassa niin sitsitaitojen opettamisen kuin laulunjohtamisen merkeissä.
Lukkaritoimikunta tulee järjestämään killan virallisen laulukirjan MOPO:n, ja sen korvaavan laulukirjan läpilaulannat. Tämän lisäksi lukkaritoimikunta tuottaa ja laulattaa läsyt kaikille killan sitseille, joissa toimikunnan jäseniä on lukkaroimassa.

ASki
ASkitoimikunta odottaa yliopiston tilojen avaamista ja ASkin käytön normalisoitumista.

ASkitmk tulee ylläpitämään ASkin toimintaa kioskin ja yleisen siisteyden muodossa. Lisäksi suoritetaan ASkin kaluston huoltamista ja rikkinäisten tavaroiden vaihto ehjiin. ASkitmk tulee mahdollistamaan merkkien ja muiden tuotteiden ostamisen VaKosta.

Vuoden 2021 ASkitmk pyrkii parantamaan ASkin toimintaa jatkamalla kansainvälistämis projektia, sekä projektia palautteen tai ehdotusten antamisen helpottamiseksi. Lisäksi ASkiin ostetaan Nintendo Switch pelikonsoli.
Muita projekteja on ASki-katalogin tekeminen, jossa on listattuna kaikki tavarat, mitä kiltahuoneella on, jotta näitä resursseja voidaan hyödyntää. Tarkoituksena on luoda ASkista lainaamis prosessi, jotta kiltalaiset voivat hyödyntää esim. ASkin työkaluvalikoimaa.
ASkitmk on suunnitellut kokeilevansa ASki/AS teemaisten haalarimerkkien tekemistä kiltahuoneelta ja taphtumissa myytäväksi.

ASkitmk pyrkii myös tekemään yhteistyötä hallituksen selvityksen kanssa, jotta ASkille saataisiin tulevaisuudessa vielä suuremmat tilat.

Retkitoiminta
RetMK on yksi ASn uusista toimikunnista vuodelle 2021. Tavoitteenamme on järjestää kiltalaisille useampi pienempi retki ja yksi suurempi retki.

11-päinen toimikuntamme on nyt suunnitellut alustavan vuosikellon tulevalle vuodelle. Toivomme koronarajojen hellittämistä, ja toimintamme alkaa koronarajoitusten takia loppukeväästä pyöräilyretkellä. Isompi retkemme järjestetään kesällä tai syksyllä. Noin viisi pienempää retkeä sijoittuu kesälle ja syksylle. Suunnitteilla on järjestää esimerkiksi melontaa, piknikkejä, metsäretkiä ja mainittu pyöräilyretki.

Retket kustannetaan pienillä osallistumismaksuilla sekä killan sponssauksella.

Säätötoiminta
Säätötoimikunta ylläpitää killan web-palveluita sekä ASkin tietotekniikkaa. Wanhan serverin eläköittäminen pyritään saattamaan loppuun. Uusi nettisivuprojekti on aloitettu, mutta sen valmistumista ei ole aikataulutettu.

Kultainen tomaatti
Vuonna 2021 Kultainen toimitus pyrkii toimittamaan neljä (4) kiltalehteä. Lehdet julkaistaan pääasiassa digitaalisessa muodossa vallitsevan maailmantilanteen vuoksi, mutta mahdollisuuksien mukaan osa myös painetaan. Lehden kestotilausmahdollisuus keskeytetään kuluvan vuoden ajaksi edellä mainituista syistä. Toimitus kartoittaa kiltalehden nettisivujen elvyttämistä ja parantamista tuleville vuosille. Lehteä varten pyritään myös luomaan lomake, jonka kautta kiltalaiset voivat lähettää omia juttujaan julkaistavaksi.

Brändityöryhmä
Brändityöryhmän toiminta jatkuu vuonna 2021. Tarkoituksena päästä saattamaan loppuun vuonna 2020 aloitetut pelisäännöt sekä yhdenvertaisuussuunnitelma, luomaan killan strategia ja tiivistämään arvot, tekemään suurempi sääntöuudistus sekä luomaan visuaalisia uudistuksia brändin tueksi esimerkiksi uuden logon muodossa.

Laulukirjatyöryhmä
Vuoden 2020 Laulukirjatoimikunta jatkaa työryhmä-nimellä toimintaansa ja pyrkii saamaan vuoden 2020 aikana tehdyn työn laulukirjan parissa valmiiksi alkukevään aikana.